4 erreurs à éviter lors de la planification de votre événement
L’organisation d’un événement peut être une tâche décourageante. De la liste des invités aux décorations, il y a tant de détails à prendre en compte et de choses qui peuvent mal tourner. Heureusement, en évitant ces quatre erreurs courantes, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroule sans problème.
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Ne pas avoir de budget établi
L’une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre lors de l’organisation d’un événement est de ne pas avoir établi de budget. Avant de prendre des décisions, prenez le temps de déterminer le montant disponible et l’affectation des fonds. Cela vous permettra de rester organisé et d’éviter toute surprise budgétaire en cours de route.
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Ne pas prévoir
Il est facile de se laisser absorber par tous les détails de la planification d’un événement, mais n’oubliez pas le montage et le démontage de votre salle ! Veillez à prévoir suffisamment de temps pour ces tâches, faute de quoi vous serez en retard le jour J. Il en va de même pour les traiteurs et les autres services qui peuvent avoir besoin de plus de temps avant ou après votre événement.
Une trop grande dépendance à l’égard de la technologie
La technologie peut être un atout majeur dans l’organisation d’événements, mais ne vous y fiez pas trop ! La technologie peut tomber en panne à tout moment et si c’est le cas, vous devez avoir un plan de secours en place, juste au cas où. Gardez des copies physiques des documents importants, comme les listes d’invités ou les coordonnées des personnes à contacter, à portée de main afin de ne pas vous retrouver bloqué en cas de problème avec votre installation technologique.
Ne pas communiquer avec les invités
La communication est essentielle lors de l‘organisation d’un événement ! Veillez à envoyer des rappels avant l’événement ainsi que des notes de remerciement après l’événement. Vous vous assurerez ainsi que tous les participants se sentent appréciés pour leur présence et qu’ils savent à l’avance ce qu’ils peuvent attendre de votre événement. Cela permettra également d’établir des relations avec les participants qui voudront peut-être participer à nouveau à l’événement dans les années à venir ou recommander à d’autres de le faire également.
L’organisation d’un événement ne doit pas être une source de stress si vous savez à l’avance quelles sont les erreurs à éviter ! En établissant correctement un budget, en prévoyant suffisamment de temps pour le montage et le démontage, en faisant moins appel à la technologie et en communiquant avec les invités tout au long du processus, vous pouvez vous assurer que tout se passera bien lors de votre prochaine grande occasion. En gardant ces conseils à l’esprit, vous êtes sûr de réussir votre événement, quelle que soit sa taille ou son ampleur.